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庫存盤點出問題?不可不知的盤點常見錯誤

庫存盤點出問題?不可不知的盤點常見錯誤

掌握庫存對某些公司來說並非重要議題。尤其是對進貨快速且穩定的公司來說,通常不會有欠量或不足的問題,所以庫存相對而言並不用花太多精力管制那,為什麼還是需要做盤點? 其實盤點不只是為了掌握庫存而已,有做過盤點的各位都知道盤點會出現盤盈跟盤虧兩個狀況,但是背後代表的意義有時候並不只是單據問題。若是出現盤虧的話,貨去哪了?損壞還是有人拿去做公關? ; 錢有沒有收?收了有沒有帳款紀錄?沒做盤點的話有可能永遠不知道這裏出了問題。

盤點概念

盤點是一間公司一整個營運週期非常重要的樞紐,從進貨銷貨到庫存所有單據的必須齊全盤點才具有意義,盤點後的數據資料才可能是準確的,進行後續的營運分析,像是成本分析、銷貨毛利等之分析意義才會好。

盤點可以說是營運周期之間的修正點。大家可以理解週期越久會累積越多誤差,所以很多企業除了每年結算的盤點以外,每季或者是每月都有可能會安排盤點,避免時間拉長導致原本可以解決的問題變的無解。

但畢竟每次的盤點總是要花費相當多的人力與時間,而庫存又可能會隨著銷售行為或者是調撥等等各種方式產生變動,因此什麼時候進行盤點又應該怎麼盤點會非常重要。

現行的盤點方式主要有兩種方式,一種是走盤點底稿,另一個則是盤點單走簽核的方式(不用盤點底稿直接產出盤點單)。並沒有哪一個方式比較好,中間可能會扯到人力資源還是作業流程影響,選擇上以符合公司作業模式的方式即可。

主要目的都是讓各相關單位確定本次盤點內容(*建議關帳後再產出盤點底稿或盤點單),確認無誤並且單據補好之後再進行盤點。如果發現後面又有單據要補,請補上後重新產出最終版的盤點單。聽起來很繞口,但總結就是要確保你的盤點單是盤點當天最後一張產出的表單。

**例外情況是,部分公司盤點的同時門市或者是人員還是需要打單,所以就會衍生出可能會在不關帳的前提下進行盤點。

數碼動量的系統主要是走  盤點底稿 →盤點單 →調整單  的流程。各位朋友如果找不到簽核不要太緊張哦。走盤點底稿的原因是很多經營門市的公司可能會面臨盤點時門市還是必須營業,這時勢必要進行不關帳的盤點作業。好處是各位不用早上6點看日出順便做盤點,而問題就在於盤點時的情況會比較複雜也比較難掌握庫存,人員需要注意好流程。

盤點事前準備工作

必須先了解的是系統只能記錄你有建立的資訊,所以通常盤點後不論是出現盤盈或者是盤虧可以根據以下幾點先做檢視,是否有單據遺漏的部分 :

1.還沒建的單請在盤點單產出之前建立,確定盤點單是當天的最後一張單據

2.確認進貨單、其他出入庫單、調撥單、銷貨單是否有確實建立

 

如果所有單據都已經確實建立但依然還是有盤差時不用過度緊張。通常在單據齊全的時候,這個誤差值不會太大,很少數的時候會有不在系統紀錄內又沒有人做建立的意外(像是折損還是其他偶發狀況所造成),所導致帳目與實際庫存產生偏差。通常公司會有個可以容忍的合理範圍,若是超過或情況較嚴重則在單據還是作業方式上必須要進行適當的檢討。雖然數碼的系統支援不關帳進行盤點,但關帳後再進行盤點還是比較好哦。

盤點流程:

其實盤點本身非常簡單,難的是前置作業而已,系統流程如下:

1.盤點底稿(關帳或不關帳均可) →盤點單 →調整單

2.盤點單→調整單

 

盤點重點整理:

 

1. 產出盤點底稿或盤點單之前先把所有單據補齊(如果你盤的日期是1/31,那就需要補到1/31為止),確保你的盤點單是盤點當天最後一張產出的表單。
2. 關帳OR不關帳 (建議上還是關帳後再進行盤點最單純)
3. 數碼動量可以提供的盤點方式是,使用條碼機進倉庫做盤點,然後將掃完的資料倒回來ERP裡面,這也是多數ERP可以支援的部分。或採紙本人工進行盤點。
4. 比對後如果有盤差先回頭檢視單據是否有缺漏,補後重新取得庫存數量,重複動作直到沒有單據遺漏。
5. 如果還有盤差在合理範圍內,可以使用調整單調整 ; 如果不再合理範圍內也是需要產出調整單,只是需要考慮多做檢討等事項。
6. 盤點結束,後續可進行成本或銷貨等各類營運分析。

 

後記:其實盤點關係到的範圍非常大,有很多的細節沒辦法在這裡一一呈現。小編後續會逐漸把文章補上,如果有朋友有其他的進銷存相關問題也可以來信告知哦。或者想直接提問的話也可以直接留言給小編,會請專人與您接洽。立刻報名數碼學院數碼動量也會有很多免費的進銷存教學課程。

 

 

名詞解釋

關帳:簡單來說就是不能建立任何單據的狀態,以此保證盤點單(盤點底稿)是最後一張單據

盤點底稿:透過【盤點底稿】依倉庫別匯入本次要盤點【產品】印出空白盤點單即可執行盤點作業,可透過盤點機盤點後轉出文字檔匯入盤點量或自行輸入本次盤點量即完成本次盤點。

盤點單:盤點底稿完成後表示盤點正式結束即轉成正式盤點單,印出盤點結果將文件儲存並執行轉調整單即完成盤點工作。

調整單:表達本次盤點差異調整內容會加減庫存量。

 

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