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如何選擇電子發票第三方加值中心?

要如何選擇加值中心一直是許多人心中的疑問,該怎麼挑選,會不會踩雷? 以下是選擇加值中心時需要注意的細節供您參考。

      1. 基本需求
        基本上,客戶主要的需求有幾點:發票字軌下載,新增開立、作廢、折讓發票資料上傳。遇到法規修改時,加值中心能立即幫您解決發票相關問題,讓您只要專心經營公司,不用花時間去注意其他零碎的資訊。
      2. 企業使用需求
        除了基本需求,客戶要視自己的使用需求找尋適合的加值中心,下面列出一些方向供各位參考:
        • (一) 發票產生方式
          可於"經濟部工商憑證管理中心"申請,方便後續進行發票傳輸作業時使用。
          1. 手動輸入:手動輸入是所有發票系統都會提供的方式,除了要考量操作是否簡易以外,特別提醒有些企業需要在開立發票後,因為客戶的需求而要修改發票內容,但有時電子發票系統都已自動上傳完畢無法修改,導致後續需要作廢或註銷發票。對於此種情況,就需要注意加值中心是否有合適的解決方案。
          2. API 串接:透過API程式抓取資料來源到電子發票系統來產生發票資料,這是一個好方法,但要注意下面幾點:
            1. 所有資料來源是否都有提供API程式,不然一個簡單的電子發票系統,資料匯入方式有些要用API程式,有些要Excel檔匯入,這樣會導致人員學習成本較高。
            2. API程式通常是固定抓取那些資料,如果原始的來源資料中有些需要修改或無法抓取時,例如:備註說明、客戶留言...等,但API程式通常是固定寫死的程式,資料進入系統後還要一筆一筆修改,這樣不僅浪費時間,更是得不償失。
            3. 通常需要另外收費就得考慮是否划算。
          3. Excel檔匯入
            Excel匯入是一種彈性的作業方式,但要做到盡量省時省力,不需調整內容格式,就能直接匯入,要注意以下幾點:
            1. Excel來源(平台)如果有好幾個時,電子發票是否有提供各自的對應格式可以匯入,若使用者還可以自訂匯入格式那就更棒了。
            2. Excel是否有一些欄位需要被特別處理?例如:當運費只是一個Excel欄位時,或明細產品金額加總不等於出貨總金額…等,電子發票系統是否在Excel匯入時自動處理…等。
            3. 通常需要另外收費就得考慮是否划算。
          4. 整合專門硬體設備:如停車場、自動販買機、手持式發票機…等。
          5. 其他方式:
            除了上述方式,還有刷條碼、輸入價格等方式產生發票,您可以看是否符合您的需求來去做選擇。
        • (二) 列印方式
          如果需要印出發票給客戶時,建議可以用經營模式是否含B2C以及發票列印量多寡來思考列印方式。
          1. 一般印表機
            B2B、B2C的客戶可使用一般印表機列印A4發票紙張,但特別要注意的是B2C可能有重複兌獎的問題產生,建議可以選擇有使用防偽發票紙張列印,避免企業後續還要處理重複兌獎問題。
          2. 桌上型發票機、手持式發票機
            因為使用熱感紙成本便宜,所以您若是列印量大的企業,會建議使用發票機,可降低費用支出。
            如果是使用會員載具,不印出實體發票給客戶時,要確認加值中心是否有提供通知客戶的方法及提供客戶查詢的網頁或APP程式。
        • (三) 費用
          所有企業到最後免不了一定要評估費用,以一般業界而言,大概要注意的是收費的認定期限及其價格,簡單說明如下:
          1. 認定期限
            定義方式有很多種,但大部分是以年/期/月來做計價的標準,但因為有些行業有明顯的淡旺季區分,或經常舉辦不同的促銷方案,若是以月/期計算使用發票張數,就會有"淡季用不完、旺季不夠用",還要補價差的窘境,建議以整個合約簽訂期來計算使用電子票張數是對企業比較有利的方法。
          2. 價格方案
            因各加值中心有不同的服務及價格方案,如:針對使用大量長期的方案,有吃到飽的無限張方案、針對發票開立張數非常小的客群提出微量方案,企業可以多加評估,選擇對自己最有利的方案。
        • (四) 其他
          1. 操作介面
            功能是否完善,介面是否簡單明瞭,還有加值中心提供的教學方式,如:教學影片、操作手冊、遠端連線教學等,最後能讓您快速上手一定是非常重要。
          2. 空白字軌上傳
            現在很多商家都是多通路平台開立發票,建議選擇可以全部集中統一上傳,這樣也會比較簡單方便。
          3. 售後服務
            因為現在電子發票費用普遍都很便宜,所以有些只提供LINE或Email等訊息服務,有些則是真人電話客服。若是遇到需要緊急處理,留下的文字訊息卻沒有被馬上回覆,甚至等了一整天才遲遲來處理問題,若是有真人電話客服,是不是就能更快速方便解決您的問題呢?
          4. 後續擴充
            企業未來有擴充POS或進銷存系統的需求,最好在選擇第三方加值中心的時候,可以看一下有無提供後續的擴充支援,特別要注意的是電子發票和ERP系統等之間的整合程度是否符合企業的需求,例如:企業需要多張出貨單合併開立一張發票,或是一天同時出貨筆數很多,是否可以同時開立多張發票,或單張銷貨單直接開立發票,而這些操作是否簡單,也是一個評估的重點。

綜合以上所述,如何選擇加值中心的基本要點大致如此,希望上面的建議可以幫您選擇到適合的廠商。