匯入電商Excel訂單綁手綁腳？您必需知道的4個細節
Excel訂單格式都不同，能彈性匯入的系統才能提升效率
Excel不就是表格嗎？有什麼好注意的？
網路上的訂單來源很多，常見的有蝦皮、YAHOO、PChome...等許多不同的平台，加上有些商家還有自己的官網和FB。要把不同來源的訂單整合起來管理庫存及客戶，就需要將訂單資料匯入ERP系統。
ERP系統很難和每種訂單來源都有API串接程式，此時Excel訂單匯入便是不可或缺的重要功能。而雖然幾乎每套ERP系統都提供Excel訂單匯入的功能，但魔鬼藏在細節裡，讓筆者在這裡提醒您，有什麼細節需要特別注意：
一、是否能自行定義多種匯入格式？
不同平台的訂單會有不同的匯出格式，從平台匯出的訂單資料經常遇到無法對上系統預設格式的問題。當您同時在多個平台及官網販售商品時，ERP系統卻只支援一種格式的匯入時，您便要每匯入一次→調整一次，每匯一次→調整一次…還要保證不會出錯；平常的您或許覺得還能應付，但若是遇到旺季，一天要整理好幾次，保證您在電腦螢幕前忙到眼睛脫窗！
能自由設定型版讓不同格式的訂單匯入是非常實用的功能，只要設定一次，往後就能重複使用輕鬆匯入。
二、遇到系統無法理解的格式怎麼辦？
解決了不同格式的統整，如果系統無法理解檔案格式的邏輯，我們該怎麼辦？我們來看看以下的例子：
從上圖可以發現，有大量的資訊都擠在同一欄位。而這只是一筆訂單，若訂單數量一多，肯定得整理到天荒地老。
數碼動量的系統可以將雜亂無章的表格自動整理成可以直接匯入的格式，我們來看看轉換後的結果：
瞧！是不是變得非常簡單明瞭，再也不用擔心自己眼花撩亂，系統無法讀取的問題了。
三、折扣價格要自己計算好麻煩！
有時一張訂單就有兩筆以上的折價，商品的單品加總和最後結帳金額就會不一樣，往往只能自行在Excel中自行計算、修改完才能匯入。 若是系統能夠將「單品加總」和「結帳金額」之間的落差自動算入折扣金額，將為你省下大把寶貴的時間。
四、為訂單重複匯入或錯誤傷透腦筋？
想像一下，當您的商家在做促銷活動，接到500筆訂單後，開開心心的將訂單匯入系統準備出貨，卻發現一直跑出重複的資料和單據，原來是有訂單不小心重複輸入了，這時的您焦頭爛額，不知道從何開始檢查。
訂單大量湧入時，人為作業難免會粗心大意，得確認哪些被重複匯入，又要刪除訂單。一來一往就浪費了許多寶貴的時間。
數碼動量的系統能夠自動偵測客戶姓名、電話和訂單號碼等等，重複匯入時自動排除已經匯入的訂單及客戶資料，讓您不再為重複匯入的訂單傷腦筋。除了重複匯入，也經常遇有產品基本檔未建立等問題，系統會將錯誤事項都會告知匯入錯誤的原因，方便後續人員修正。
不同的行業著重的細節或許有些差異，卻還是離不開上述的幾個要點。選擇適合自己的系統，將為您的商家提升營運效率，也節省時間及人力。
