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匯入電商Excel訂單綁手綁腳?您必需知道的4個細節

Excel不就是表格嗎?有什麼好注意的?

網路上的訂單來源很多,除了常見的蝦皮、YAHOO、PChome...還有許多不同的平台,加上有些商家有自己的官網和FB。要把不同來源的訂單整合起來管理庫存及客戶,就需要將訂單資料匯入ERP系統。

但ERP系統很難和每種平台間都有順暢的API串接,此時Excel訂單匯入便是不可或缺的重要功能。 雖然幾乎每套ERP系統都提供Excel訂單匯入的功能,但魔鬼藏在細節裡,讓筆者在這裡提醒您,有什麼細節需要特別注意的吧!

一、是否能自行定義多種匯入格式?

不同平台的訂單會有不同的匯出格式,從平台匯出的訂單資料經常遇到無法對上系統預設格式的問題。當您同時在多個平台及官網販售商品時,ERP系統卻只支援一種格式的匯入時,您便要每匯入一次→調整一次,每匯一次→調整一次…還要保證不會出錯;平常的您或許覺得還能應付,但若是遇到旺季,一天要整理好幾次,保證您在電腦螢幕前忙到眼睛脫窗!

自由的設定不同格式的訂單匯入型版是非常實用且重要的功能,只要設定一次,往後就能重複使用輕鬆匯入。

二、遇到系統無法理解的格式怎麼辦?

解決了不同格式的統整,如果系統無法理解檔案格式的邏輯,我們該怎麼辦?我們來看看以下的例子:

訂單匯入

從上圖可以發現,有大量的資訊都擠在同一欄位。而這只是一筆訂單,若訂單數量一多,肯定得整理到天荒地老。
數碼動量的系統可以將雜亂無章的表格整理成可以直接匯入的格式,我們來看看一鍵轉換後的結果:

訂單匯入

瞧!是不是變得非常簡單明瞭,再也不用擔心自己眼花撩亂,系統無法讀取的問題了。

三、折扣價格要自己計算好麻煩!

有時一張訂單就有兩筆以上的折價,商品的單價加總和結帳金額就會不一樣,往往只能自行在Excel中自行計算、修改完才能匯入。 若是系統能夠將商品單價加總和結帳金額之間的落差,自動算入折扣金額的話,將為你省下大把寶貴的時間。

四、為訂單重複匯入傷透腦筋?

想像一下,當您的商家在做促銷活動,接到500筆訂單後,開開心心的將訂單匯入系統準備出貨,卻發現一直跑出重複的資料和單據,原來是有訂單不小心重複輸入了,這時的您焦頭爛額,不知道從何開始檢查起。 訂單大量湧入時,人為作業難免會粗心大意,得確認哪些被重複匯入,又要刪除訂單。一來一往就浪費了許多寶貴的時間。

數碼動量的系統能夠自動偵測客戶姓名、電話和訂單號碼等等,重複匯入時自動排除已經匯入的訂單,讓您不再為重複匯入的訂單傷腦筋。


不同的行業著重的細節或許有些差異,卻還是離不開上述的幾個要點。選擇適合自己的系統,將為您的商家提升營運效率,也節省人力。