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整理庫存

庫存盤點出問題?不可不知的盤點流程

依照流程準確盤點,才有精準的庫存數量

掌握庫存對某些公司來說並非重要議題。尤其是對進貨快速且穩定的公司來說,通常不會有欠量或不足的問題,所以庫存相對而言並不用花太多精力管制,那為什麼還是需要做盤點?

其實盤點不只是為了掌握庫存而已,有做過盤點的話,都知道盤點會出現盤盈跟盤虧兩個狀況,背後代表的意義有時候並不只是單據問題。

若是出現盤虧的話,貨去哪了?損壞還是有人拿去做公關?錢有沒有收?收了有沒有帳款紀錄?沒做盤點的話,可能永遠不知道哪裏出了問題。

盤點概念

盤點是一間公司一整個營運週期非常重要的樞紐,從進貨銷貨到庫存所有單據的必須齊全盤點,其數據資料才可能是準確的,也才有可能進行後續的營運分析、成本分析、銷貨毛利等。

盤點可以說是營運周期之間的修正點。大家可以理解週期越久會累積越多誤差,所以很多企業除了每年結算的盤點以外,每季或者是每月都有可能會安排盤點,避免時間拉長導致原本可以解決的問題變的無解。

但畢竟每次的盤點總是要花費相當多的人力與時間,而庫存又可能會隨著銷售行為或者是調撥等等各種方式產生變動,因此什麼時候進行盤點又應該怎麼盤點會非常重要。

現行的盤點方式主要有兩種方式,一種是使用 盤點底稿 ,另一個則是 盤點單簽核 的方式(不用盤點底稿直接產出盤點單)。並沒有哪一個方式比較好,其中牽扯到人力資源分配或作業流程影響,只要選擇上以符合公司作業模式的方式都沒問題。

盤點單的主要目的都是讓各相關單位確定本次盤點內容(*建議關帳後再產出盤點底稿或盤點單),確認無誤之後再進行盤點。如果發現後面又有單據要補,請補上後重新產出最終版的盤點單。聽起來很繞口,但總結就是要確保你的盤點單是盤點當天最後一張產出的表單。

*例外情況是,部分公司盤點的同時門市或者是人員還是需要打單,所以就會衍生出可能會在不關帳的前提下進行盤點。

進行盤點

數碼動量的系統主要是走 盤點底稿 盤點單 調整單 的流程。

為什麼走盤點底稿的模式呢?因為很多公司可能會在營業時進行盤點,這時勢必要進行不關帳的盤點作業。好處是不用熬夜加班做盤點,問題則在於盤點時的情況會比較複雜,也比較難掌握庫存,盤點人員需要特別注意流程。

盤點事前準備工作

我們必須先了解系統只能記錄你有建立的資訊,所以通常盤點後不論是出現盤盈或者是盤虧可以根據以下幾點先做檢視,是否有單據遺漏的部分:

  1. 還沒建的單請在盤點單產出之前建立,確定盤點單是當天的最後一張單據
  2. 確認進貨單、其他出入庫單、調撥單、銷貨單是否有確實建立

如果所有單據都已經確實建立,卻依然有盤差也不用過度緊張。在單據齊全的時候,這個誤差值不會太大,不在系統紀錄內所導致帳目與實際庫存的偏差並不常見(例如折損等偶發狀況),通常公司會有可以容忍的合理範圍,若是情況較嚴重時,就必須在作業方式上進行適當的檢討。

盤點流程

其實盤點本身非常簡單,難的是前置作業而已,系統流程如下:

  1. 盤點底稿(關帳或不關帳均可) →盤點單 →調整單
  2. 盤點單→調整單

盤點重點整理

  1. 產出盤點底稿或盤點單之前先把所有單據補齊(如果你盤的日期是1/31,那就需要補到1/31為止),確保你的盤點單是盤點當天最後一張產出的表單。
  2. 關帳or不關帳 (建議關帳後再進行盤點最單純)
  3. 數碼動量提供的盤點方式為:使用條碼機進倉庫做盤點,然後將掃完的資料倒回來ERP裡面,這也是多數ERP可以支援的部分,當然您也可以採紙本盤點。
  4. 比對後如果有盤差先回頭檢視單據是否有缺漏,補後重新取得庫存數量,重複動作直到沒有單據遺漏。
  5. 如果還有盤差在合理範圍內,可以使用調整單調整 ; 如果不在合理範圍內也是使用調整單,只是需要考慮多做檢討等事項。
  6. 盤點結束,後續可進行成本或銷貨等各類營運分析。

後記

其實盤點關係到的範圍非常大,有很多的細節沒辦法在這裡一一呈現。筆者後續會逐漸把文章補上,若是各位朋友有其他的進銷存相關問題也歡迎來信提問,我們下次見啦~

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