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多點資訊系統

多點資訊系統

在台灣幾乎人人都曾去7-11買過東西,而類似的便利店有四大系統。給客戶的感覺除了燈光通明之外,就屬『方便』。為了要達到『方便』於是大大小小的街頭巷尾均要佈點。這樣的手筆除了可觀財務能力也要很高難度的【管理能力】。試想這裡頭牽涉到有多少人事問題,有多少商品管理問題,有多少促銷問題。不管7-11總公司如何積極、如何用心,客戶只知道她家巷口那家便利店的某段時間工讀生的服務態度是如何?從7-11總經理到某間店的工讀生,這管理戰線是如何被聯繫?總公司是如何將管理的意志力貫徹至某一分點?

 

這中間需要有一個POS(單店資訊管理系統)及後台資訊匯總系統。前端POS經常扮演是銷售及客戶資訊的收集(年齡、性別…),至於後台資訊匯總系統則扮演將各個分點POS資訊匯總,以利於總公司深入了解每個分點的銷售狀況、庫存狀況,而且會將總公司的產品定價策略自動輸送至每一分點的POS。如果將之以圖示的方法表達大致如下:

這樣的系統理論上不會太困難,無非是先製作一個POS(單機系統),然後再製作一個後台系統,最後再將這二個系統的資訊交換。分開考量POS或後台系統在台灣均是相當的成熟,但奇怪的是,整合起來的資訊系統在台灣就不常見。原來這實務上,這樣的系統細節相當的繁複

以POS將銷售、庫存狀況回傳至後台為例:POS有300筆資料,會被壓縮成一的檔案或多的檔案,傳回總公後,然後再被解壓縮一筆一筆寫回台資訊系統。這樣的流程相當方便,也容易實作,但問題來了,一旦因某種情況,傳回的300筆資料,因某種情況只成功寫入298筆,試問遺漏是哪2筆,而總公司的人員又怎麼能相信每天資料都有被完整傳回,想當然爾,一定要每日製作分點報表,傳回總公司然後立案備存,一旦有問題再一筆筆肉眼核對。於是乎,隨著分點越開越多,總部資訊人員也成等比級數增加,其絕大部分的工作不是接收傳檔,不然就是核對資料。

以後台系統將產品價格傳至POS為例:如果考慮單純的價格傳送大致不會有太大問題,但往往一般為了競爭,常常會開發新產品組合或新的價格促銷策略,那萬一原本POS系統無法負荷,必須先更版之後才能達成新品的銷售,單店越多越見其難度。

因此,這樣的系統不是幾乎是以各個獨立POS存在,不然就是專案客製,由資訊人員一肩挑下所有重擔。因此,雖然經營者雖然能體認到多點整合系統的重要性,但要實施起來,可說是千心萬苦。

 

神奇系列的多點的整合方案,跳脫傳統單向檔案傳輸的施工方法,採用較複雜較高成本的雙向單筆資料傳輸方法。一來,單點的電腦操作人員,就可動手操作將資料傳回總公司後台系統,不需總公司有人負責照顧資料轉回的細節。也無需擔憂萬一資料有漏失,必須一筆一筆核對。其原理大致如下:

從成本上,總公司所需的資訊人一定會被大大降低,至於資料漏失的情形,系統會自動記錄下次再傳。

或許讀者會問:既然這樣的施工方法有這些好處?那為什麼別家廠商不採用,原因是困難度高,且要克服因多次傳輸之後,所帶來速度下降的難題。

筆者入行多年,未曾見過有此種施工方法,想到竟能領先同業推出此項解決方案,就想到要好好感謝眾位認真盡責的同仁。