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如何決定電腦化

如何決定電腦化

一般公司在思考電腦化的時候,通常需考慮的因素很多:如價格因素,人才因素,風險因素…,從最基本的投資報酬率來思考,問題就很清楚,電腦化能帶來何種效益?而這樣的效益值多少錢,有此最基礎的思考點,接下來的步驟便會清楚明瞭。但何謂電腦化-這絕對是因公司而異。一般電腦化最基本的意義是-將公司作業流程中間或最終資料制式化之後,將之儲存放入電腦以利往後搜尋、統計、分析及預測。有些公司甚至將電腦化定義為-自動化執行某些流程或內稽內控的作業。在此,我們將焦點放在最基本的定義。

一般公司最常見有下列數個作業流程。1.報價 2.進貨 3.出貨 4.收款 5.付款 6.製作傳票 7.出財報 8.生產管理 9.盤點 10.借出借入...。每一類型公司偏重的流程都不盡相同,也並非每一個流程均能將之制式化。因此,在決定電腦化之前要先檢視目前公司相關流程,是否能將之歸納整理成制式表格,有了制式化的表格才能將之電腦化,也才能比較手工與電腦化的差別,然後利用內部的成本估算這樣的差別是否值得投資。

以數碼動量日常作業為例:最主要的流程有

業務報價

業務申請交通費

成交客戶的服務

軟體生產

軟體研發

品質測試

應收及應付

 

常用制式資料有:1.費用申請單 2.應付單據 3.潛在客戶名單...。為將公司所有流程電腦化,因此,規劃了

業務管理系統

客服系統

進銷存系統

財務系統

規格開立工具

報表工具

自動測試系統

 

有了這些電腦化的基礎,數碼動量才能掌控軟體的生產時程及品質提昇,業務績效評比透明度才能相對提高。

在尚未電腦化前,【業務】一個禮拜拜訪幾個客戶,訪問幾個舊客戶;【客服】對於客戶的問題是否有作處理,如何處理?這些基本問題只能含糊掌握。這些問題在數碼動量來說,電腦化的效益公式大致如下:一個業務人員透過電腦化控管,可以將拜訪過的客戶資料留在公司當作公司資產(這很重要,其效益是非常明顯),一個業務人員公司規定每個禮拜要開發10個新客戶,10個舊客戶,如果當月達成率只有8成,那電腦化的效益就是6000(如果薪資是30000*0.2=6000),因為透過電腦化知道業務摸魚2成。或許有人會覺得業務只要將業績達成即可,但這樣的管理就顯得過於鬆散,因為達成業績只是多項稽核指標之一,潛在客戶數的累積也是相當重要。

至於,如果因為電腦化進而能將流程自動化那效益就相當驚人。

 

如果是屬於買賣業的公司,老闆本身掌握客戶,產品種類繁多,那內部庫存的管理就是重點,其評估公式大至如下:尚未電腦化之前,找產品報價需費時5分鐘,決定該產品的庫存量費時10分鐘,月終需決定哪樣產品最賺錢?毛利是多少?共需1天,哪些產品已經許久沒有銷售?需1小時。在電腦化之後,這些作業隨時可完成,每個月結餘的時間,以及讓老闆更精準的決定進貨種類。這其中的效用值多少,必須是電腦化時清楚到某種程度才可知曉。

 

或許有人會質疑想要電腦化的公司,可能連評估的人才都沒有,更不用提後續的評估能力。在此有個觀念是要被釐清的,電腦化的精神是要將公司作業流程中間或最終資料制式化之後,將之儲存放入電腦以利往後搜尋、統計、分析及預測如果重點是公司內部流程,按照常理公司經營者應該會很清楚了解,但實際上不明白的是公司的內部流程是如何變成電腦程式。電腦本身不神奇,反之它是很呆板的,只能執行制式的程序,因此,那些無法標準化的流程,那電腦化一定也無望,至於可標準化的流程,就非常有可能電腦化。只要掌握這精神,自己本身就是一個非常恰當的評估者。