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電腦化的陷阱

電腦化的陷阱

日前筆者初步接觸某一客戶。公司人數大約30幾個人,自己號稱準上櫃上市公司,沒有MIS人員,由一位行政人員負責進行電腦化。根據一般採購程序,找了7,8家軟體廠商來審核資格,順便透過採購程序來了解電腦化的相關細節。由於行政人員並無電腦化的相關經驗,其觀念均是由軟體廠商間接教育:A廠商強點在WorkFlow(工作流程),於是強調其電腦化的重點是將工作流程,利用電腦來進行管理,還投其所好,舉例了報價流程透過WorkFlow來管理的好處;B廠商強點在.Net,於是強調Java未來沒有前途,Client Server過時,…,只有.Net是最佳解決方案;C廠商強點在於電子商務,於是強調如果電腦化沒有將商務流程也同時上網,那整個效益都將毫無意義。D廠商雖然是最符合某幾個流程,但因過於專注於解決部分流程,導致某些模組並不具備,如(財務模組或商務模組)。 E廠商雖然有類似的案例,但價格並不吻合預算…。

最後,那位行政人員就開出如下條件:要有WorkFlow,因為某些流程『感覺』需跑WorkFlow,另外,要.Net因為不想買到過時的產品,而且需要某些屬於該行業特有流程的作業,最後, 希望預算在20幾萬內且要有個電子商務系統。

我想那位行政人員應該是相當敬業,盡量利用較低的價格去取得最多的東西。但麻煩事卻發生了,似乎沒有一家客戶完全吻合其條件,只好從這幾家找出一個最為接近的供應商。然而結果呢?未知,但根據非正式統計電腦化成功的比率不超過30%。

上述的案例,可能的下場是:因WorkFlow的導入,會限制組織的變動(因組織一變動,主管會異動或整個組織根本不存在),而喪失以往彈性組織的特性或因流程不吻合而遺棄原本非常在意的功能。至於,電子商務系統,因為牽涉網路專業背景才能進行系統維護,因此,最高主管面臨如下問題:加請一位MIS人員或電子商務漸漸不用,又回到當初最原始作業方式。至於,一般作業流程,因當初過於在意或堅持某些客製化的功能,結果造成軟體系統不穩定或因系統經過客製化,軟體廠商在更新版本時,無法兼顧,只好視之為孤兒,有新功能時(包含那些曾經在意的特殊流程),再也無法享受。如果一定要軟體廠商配合修改,不是沒有人手,不然就是價格甚高。

結果,盡責的行政人員並沒有如預期將公司的電腦化大幅提昇,反而只完成毫不起眼幾個流程。這….大概是電腦化未完全的某種缺憾。