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淺談郵購業導入經驗

淺談郵購業導入經驗

筆者在第一次接觸郵購業時,該公司已導入市面上好幾套套裝軟體但都失敗,結果是自行寫程式解決問題,但成本過高加上專業能力有限使得能寫的範圍有限,因此一直在找能因應需求的軟體來替代,這樣的狀況引起筆者莫大興趣,到底是有什麼特別的需求?

經過討論後有了初步的了解,得知每個檔期(每次各位收到信用卡所寄每一本分期付款的購物冊子就是一個檔期)一推出後,銀行會將成交資料mail給郵購業,郵購業需在短時間內輸入大量的資料進系統以方便後續作業,但輸入資料進系統及後續作業對郵購業來說是一大負擔,為什麼?

請人手動輸入資料不但成本高且處理客戶後續服務時間會拉長。

各銀行的成交檔案格式皆不同。

每個檔期的料號皆不同,造成同一銀行在不同檔期有不同料號要對應單一產品。(一般系統中對單一客戶的產品對照都是一對一)

除了銀行的成交資料檔外,針對不同銀行要補充不同資料以利後續分析。

銀行成交資料中包含產品、客戶、訂單資料需同步匯入系統。

每個銀行隨著分期期數或其他條件不同會有不同的手續費計算方式。

需將已出貨款項扣除手續費後將每個檔期”分開”列出報表請款。

 

經過溝通後解決方案如下:

使用神奇系列的匯入工具,不需寫程式,只要設定同時抓取銀行成交資料、分期期數及手續費對照、產品料號對照的三個EXCEL檔匯入系統同時產生產品基本資料、客戶基本資料、訂單資料並自動算出手續費及製作請款的報表就完成了;乍聽之下也許看似簡單,其實有很多細節必須注意,不然會功虧一饋:

可用EXCEL檔匯入以方便增加銀行未提供的資料進系統以利後續作業及分析。

可設定某一個或幾個EXCEL檔資料欄位重複或空白時,自動挑出可能的錯誤資料,以確認銀行給的資料無誤。

可設定某一個或幾個EXCEL檔資料欄位比對現有系統中的資料,以確定是否新增客戶或產品基本資料或訂單資料。

以交易單據為封包來匯入,確保不會因資料不全或任何狀況造成資料錯亂狀況,並且可跳過問題資料,繼續匯入後面的資料或重新匯入資料。

針對需求新增一些特殊的欄位以供查詢及列印報表。

 

開始上線後一些調整動作還是避免不了,為甚麼?

遇到報紙上每天在談個人資料外洩,詐騙集團橫行的新聞,導致銀行每隔一段時間就必須修改交易資料的欄位,當然每隔一段時間筆者就要調整一次匯入工具,最後...筆者決定長痛不如短痛,給魚吃不如給釣竿的雙贏策略,開課教授如何設定匯入工具。

交貨客戶和收款對象(銀行、經銷商、同行互相銷售)不同的快速沖帳機制功能的完成。

最後,客戶已經順利的使用系統一段時間,不過事情果真如此就結束了嗎?還沒有...因為最近又擴展了銷售管道,筆者猜測可能會用到促銷工具(不用寫程式去設定各式各樣的促銷組合的工具),如果有機會下回再與各位分享後續的發展。