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電腦化首部曲

電腦化首部曲

電腦化的第一步是甚麼?買電腦嗎?買軟體嗎?答案是「以上皆非」。電腦化的第一步是『整理公司作業流程』。或許讀者會認為『整理公司作業流程』這範圍未勉過廣,對於一般非管理背景出身的人士,這該如何進行呢?其實,作業流程一點都不會可怕,甚至是每日在你我週遭都會發生。

『整理公司作業流程』為何是電腦化的的第一步,因為透過整理公司作業流程才能將流程標準化,進而流程資料才能制式化,才能存入電腦。以一般中小企業業務流程而言,在電腦化之前,業務出門之前只知會老闆一聲,然後回來之後,再非正式跟老闆報告,直到業務離職時,卻沒留下任何東西,這種狀況一再重複後,那老闆心中很容易發生的想法是-既然業務無法控管就低底薪高獎金吧(結果請不到業務或業務待不久),甚且是乾脆業務不請人,自己來跑,這樣便容易造成公司規模無法擴大。

電腦化的第一步,是將業務流程整理成:Step1:客戶拜訪回來之後要將客戶資料輸入電腦。 Step2:業務申請交通津貼。這裡會有兩個制式資料,『客戶制式資料』及『交通費制式資料』,也就是俗稱的表格。有了這二個資料配合電腦化,公司便能輕易了解業務人員一個月拜訪幾位客戶,總共申請多少交通費。那接下來公司的業務管理辦法除了成交業績之外,更可以規定平均一個月要拜訪多少新客戶,可以規定平均一個月要拜訪多少舊客戶。有了這些較深入的管理資訊,主管便可放心進行聘請業務的投資行為,長期而言,公司較易得到良善的發展。

又如報價流程,在未電腦化之前的流程,大體是:由業務(假如公司有業務人員),根據內部的規範大致討論之後,給客戶一個報價,可能透過傳真、電話或親自交給客戶。如果品項單純,也許是不至於發生錯誤,但遇到品項複雜時,業務報價訓練或管理就沒有那麼容易。因此,業務的管理顯得較鬆散,萬一業務離職,對客戶的報價慣性無從維持。

在電腦化的第一步,是將報價流程整理成:Step1:將報給客戶的報價單交由主管核定。這時會有一個制式資料,即『報價單制式資料』。然後將之電腦化後,會有如下好處:1、毛利容易取得 2、報價歷程(客戶會討價還價) 3、歷史單價 4、報價流程控管(需主管簽核之後才能報價)。

又如進貨流程」,在未電腦之前如果營業性質品項單純,則用人工記憶追蹤即可,但如果品項有一定的複雜度時,往往牆角會有幾樣產品,許久未曾更動;或是問了許久不知進貨時是由誰負責,又因使用者剛好不在現場。而猶豫不知該點收或退回。

在電腦化的第一步,是將進貨流程整理成:1、先填採購單 2、利用採購單決定「是否點收」 3、如果有瑕疵則退貨。這裡會有三個制式資料:「採購單制式資料」、「進貨單制式資料」及「退貨單制式資料」。將之電腦化之後,會有如下好處:1、庫存量輕易取得 2、進貨點收不一定由採購者執行 3、平均進貨價 4、已採購未進貨 5、…。

由以上的幾個案例,大致可以體會:為何整理作業流程是電腦化的第一步。因此,不要因為本身沒有電腦化的背景,便以為全權交給電腦公司就可安心,如果抱持這種觀念往往電腦化的效果會相當有限。