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再論多點資訊系統

再論多點資訊系統

日前與某位經銷商聊天,正巧他的朋友負責某家跨兩岸製造業公司的MIS(資訊管理系統)。由於筆者目前負責的主要工作為開發多點整合資訊系統,於是便與之深談,藉此吸收一點實務經驗。他負責的系統原本是一套製造業的解決方案,並無太大問題,但後來公司往大陸設點,興起所謂台灣設計大陸生產或台灣是管理中心大陸是生產中心的企業型態,原本的系統必須擴充以適應公司轉型的需求(多點),身為MIS的負責人,所提出的應變計劃是-每日將大陸生產資訊利用網路匯回總公司。

原本的想法相當單純也符合公司給予的資源,但實際進行之後發現其工作變調,每日必須花大約二個小時,將大陸每日異動資訊匯回總公司系統,每過一段時間必須再將完整大陸資訊匯回總公司系統,以彌補因時間過久部分資訊遺漏造成兩邊數字不平。

又由於總公司負責研發,有些料品檔的建檔工作需由總公司負責,於是自己手寫一個小程式可以將台灣匯出的資料,轉入大陸系統,如遇網路莫名斷線的日子則靠電話溝通,由大陸人員自行建檔。

較為困難的是每個月財務結算,需對大陸傳回檔資料修正,經常忙到三更半夜才能將二邊系統數字持平。

當試問這樣的情形已多久時,對方竟回答:兩年多了!

其實在多點的整合系統有幾個共同的基本問題是必須面對。

● 如何確保分點資料是完整被匯整。

● 如何將總公司所建檔資料寫入分點系統。

● 分點傳回總公司的資料,總公司是否能刪除或修改。

● 分點能否修改或刪除已傳回總公司的資料。

● 分點是否因情況緊急而授權從事原本屬於總公司專屬建檔工作。

● 如何確保各個分點的資料,不會有資料衝突的情況。

● 系統如何追蹤同一筆資料,不巧同時被分點與總公司修改。

● 系統如何追蹤分點因情況特殊所作修正行為。

當這些基本問題資訊系統無法自動處理時其影響是相當深遠,一般一定是造成公司無謂人員數量的增加及每日從事與公司未來開拓事項無關,更麻煩是會造成假象,以為MIS很重要很忙,因為無時無刻需要他們(其實只是轉資料瑣碎的事)。

在神奇系列,這些問題均被仔細分析考量之後提出相關解決方案。原理如下:神奇系列分成分點版及總公司版,當傳資料時一定【雙向確認】,且系統在分店部署時,會以下列方式進行:

數碼動量內部稱為【母子部署法】。

有了【雙向確認】及【母子部署法】所有多點資訊系統相關問題才能一一突破解決。

實際上,分點傳回總公司動作細節大致如下:

實際上,總公司下傳分點動作細節大致如下:

如果在情況緊急時,或為了不增加總公司人手的負荷下

這裡有些技術細節必須逐一被釐清。

● 在分點安裝總公司版神奇系列的Client端,由總公司版神奇系列Client端負責寫回總公司,必須克服萬一總公司程式碼修改,每一分點的程式碼要能自動版本更新,一筆一筆資料透過網路回寫,其執行速度是要被接受。

● 如何能確保分點的兩個神奇系列是同步運作,不會發生總公司版已成功寫入,分公司版還記錄未成功。

● 如何實作一套追蹤系統,開放讓分點資訊人員修改已上傳過的資料,才能作事後追蹤。

一般系統為了易於操作,往往讓整個上傳下傳的流程變得沒有人性化。例如:單向資料傳輸,已上傳過的資料不准修改,甚且有一旦存檔過的資料不准修改,(對於銷貨單或許可以,但進貨單則有些不通情理)。

好的分點系統並不多見,因為相關的問題相當的繁複,如果期望能在最精簡的人力下還能進行,簡直是少之又少。

藉由將上傳下傳的動作細節仔細剖析之後,能讓有這方面需求的讀者分辨供應商系統於功能之處未儘完美之處。