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圖書業特有的流程

圖書業特有的流程

最近筆者接觸幾個案子屬於圖書業。有些流程蠻特別相當有趣,值的與大家分享。在台灣圖書業大致區分為出版社及書局。

 

產品編號(書籍號碼)

一般而言,這行業是產品種類多且不管日子過了多久產品編號均不能刪除,所以會越累積越多。所以產品檔動輒超過10萬筆,如果是老牌的書籍業可能會超過30萬筆。原本ISBN是一個可資依據的的代號,不過因為有套書(一套書會有好幾本)的概念,結果必須另編書號。近年來,越來越多的書局會從大陸進書,讓ISBN重號的現象更為普遍。且因交易是使用人民幣,結果無形中會要求所有的系統要支援多幣別。

 

多幣別的支援

一般的系統對多幣別的支援,往往會以匯率檔來解決。不過,這樣的解法在實務上會造成額外的人工成本支出。為何會如此? 
假設某一本書在進貨時,100塊人民幣。在銷售時,如果是公家單位(圖書館)採一率七折,同行批發八折,零售最低九折,交易的金額一律是台幣。絕大部分的系統,會在進貨時轉換匯率(假設3.8:1)。假如匯率改了要去維護匯率檔(這時會同時影響進貨與銷售的匯率轉換)。這樣的解法沒有不好,只是不儘完美。就實務上,如果能在產品檔紀錄成本是100塊人民幣,然後在銷售時才動態轉換成台幣,對許多產業來說才是最好的。

 

進貨單需回沖

在圖書業由於品項多,因此往往系統會設定安全庫存量,由系統自動轉成採購單。此外,對於客戶訂單也會轉成採購單。然後進貨時,希望系統能自動回沖採購單甚至是訂單。如此一來,採購單就能結案。且客戶的訂單也才能主動完成通知。但這過程有時,還會牽涉自動新增書號,讓這整個過程沒有這麼容易解決。因為,在輸入客戶訂單時,給定的書號是臨時書號,需在進貨時,將之調整為真正的書號。甚且,有時書本會調整價格,這時是否要再成立一個書號,都是個問題,如果稍微細心一點應該,可以發覺幾乎每本書都會將建議售價印在書的後面,此時如果書本漲價,是否又需成立一個新的書號。不過,同一本書,有兩個書號就庫存來說,又是另一個問題。

 

購書歷史

對於有些客戶買過的書,大概是不會再買一次。不過,一次書單條列出來時,往往有些書已經買過而不自覺。如果等到已經出貨,客戶再要求退貨,往往會造成書本已經進貨買斷,還要接受客戶退貨,往往會造成困擾,尤其這些書本是從大陸進貨。在實作上,會成立一個消費歷史檔,在輸入客戶訂單或報價單時,檢查是否已經購買過了。此需求,如果只單純實作在後台那也還好,但如果需延伸至前台那問題就有點工程。