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再論報表工具

再論報表工具

筆者經常在企業更換ERP系統時聽到更換的其中一理由是---沒有某某報表,所以管理上會有不方便的地方,這引起筆者的興趣,把這個問題進一步的向下分析,到底問題在哪裡?

 

報表的困難

第一個困難在於每一個企業皆有其管理上的特殊點,而系統若無預留的空欄位可供輸入其特殊點的資料,所以報表當然無法產出。

報表的第二個困難在於如何”準確篩選資料庫的資料到報表上,例如企業想得知 ”在某段時間內 所有 單張銷貨單總毛利大於5000元 的產品明細” 的統計報表,以便作促銷決策的參考,結果發現系統只有”在某段時間內” “全部銷貨單明細產品”的毛利分析表,沒有單張銷貨單總毛利大於5000元的篩選條件,更糟糕的是通常隨著時間及需求報表的人想法及企業外部環境的改變,可能這張報表的查詢條件要增加 ”銷貨單折扣率” “產品類別” “客戶類別”….等,只要企業認為對其商業行為有意義的查詢條件都對,試想一套管理系統有多少報表,每張報表都有N種組合方式的查詢條件,上述的例子整個銷貨單的所有欄位都可能是查詢條件。

報表的第三個困難在於報表的格式,它的排列及統計方式也是N種可能性,忘了一提還有套表的需求,例如報價單、訂單、銷貨單、支票套印、傳票、發票…等。

 

可能的解決方案

一套系統經常因查詢條件不足及報表格式無法彈性變化而慘遭滑鐵盧,通常解決方案不外乎下列三種方法:

企業內有會寫程式的工程師,直接自行花時間作報表---內部成本

花錢請軟體公司開發報表---外部成本,且有時後會修改時間無法配合企業需求。

克難一點,將報表轉到EXECL中再自行修改---一張簡單的報表可能幾十分鐘完成,難一點的報表幾個小時到數天都有可能,試想一套系統使用5年的話,重複N次轉出EXECL再修改,使用者在上面化了多少”無形成本”。

 

數碼動量報表解決方案

提供不懂程式的人也可以使用的報表工具,功能有些類似簡易的 EXECL 和 WORD 軟體

不定期開報表製作教育訓練課程,另外也提供報表工具教學光碟。

每個資料輸入畫面皆提供預留欄位給企業使用。

每個輸入畫面上的所有欄位皆可成為該畫面內含報表的查詢條件。

企業使用者可無限新增統計報表及套表並掛在系統上隨時使用及修改。

另外提供客戶付費的修改服務。