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如何盤點才是對的

人生勝利組--張大明

剛退伍的張大明從小就夢想擁有一家自己的店,出社會後拿出多年積蓄與朋友合資在台北東區精華地段開立人生第一家服飾店,在同業口耳相傳評估後決定使用神奇系列POS系統。每日忙碌工作的大明,意氣風發的感到終於距離人生勝利組越來越近;時光匆匆,系統上市一個月過去了,底下員工阿花提醒老闆店裡貨物越來越多是否該作盤點…

盤點?張大明一頭霧水看著神奇系統毫無頭緒,想了很久之後號稱人生勝利組的張大明終於打開數碼首頁,拿起電話撥出數碼動量客服專線...

對於許多新(舊)客戶而言,盤點常是心中永遠的痛,每月花大量人力時間盤點,但庫存量總是不對,勞心勞力得不到成果,員工都視盤點為避之唯恐不及的苦差事…

其實盤點一點都不複雜,只需注意幾個流程細節,相信每位使用神奇系統的成員都能輕鬆完成盤點作業。

 

基本工-不可不知的盤點流程

神奇系統的盤點架構分為三個區塊:[盤點底稿]、[盤點單]、[調整單],客戶從[盤點底稿]畫面使用(整批產生盤點底稿)功能,選擇(盤點倉庫)及(盤點日期)後,系統會自動產生盤點底稿,客戶可以將系統產生的盤點底稿列印出來方便人工盤點作業。

盤點完畢將資料輸入神奇系統[盤點底稿],將[盤點底稿]轉單成[盤點單],再透過轉[調整單]讓系統作庫存的數量加減,就正式完成盤點流程。

神奇系統的盤點架構分為三個區塊:[盤點底稿]、[盤點單]、[調整單],客戶從[盤點底稿]畫面使用(整批產生盤點底稿)功能,選擇(盤點倉庫)及(盤點日期)後,系統會自動產生盤點底稿,客戶可以將系統產生的盤點底稿列印出來方便人工盤點作業。

盤點完畢將資料輸入神奇系統[盤點底稿],將[盤點底稿]轉單成[盤點單],再透過轉[調整單]讓系統作庫存的數量加減,就正式完成盤點流程。

 

常見的盤點錯誤一 (盤點後,當日又有銷售單)

幾天後大明覺得越來越不對,明明才剛盤點完怎麼庫存東少西少的,那件法國進口的超浪漫蕾絲小洋裝明明才剛補貨怎麼數字就是跟系統對不起來,決定再打電話跟客服確認清楚...

大明其實犯了全天下數碼使用者都很容易犯的錯,以此案例而言,大明在1030425下午14:00作倉庫A01的貨物盤點,盤點到產品 A11 有10 件,因此在系統輸入[盤點數量] 10件,然後就以為萬事已足,但大明忘記客服加重語氣提過的一點:盤點單必須是當天的最後一張單據。

為何?因為大明1030425盤點完後這個產品還有繼續作販賣(賣了3個),所以1030425 當天24:00結束A11的產品實際庫存量應為7個,而非大明輸入的10個,造成了盤差,所以庫存就會有不準確的情況。

那麼應該如何處理這樣的情況呢?客服建議大明,對這張盤點單按下[重新取得庫存數量]讓盤點單傳入103/04/25最新的帳面數量,此時轉調整單才會得到最正確的庫存調整

數碼動量小提醒,每ㄧ次盤點單轉調整單前,都必須[重新取得庫存數量],才能確保盤點單的帳面數量是最及時的。

 

常見的盤點錯誤二 (盤點後,當日又修改盤點日(含)之前的單據)

大明透過此次的經驗,終於將倉庫的盤點弄到定位,下一個月到來,大明已經準備好作新的盤點,但大明在盤點底稿卻發現[帳面數量]跟產品檔的庫存數字不對,大明回憶應該沒有做錯任何步驟才對…

此案例最常出現在,上個月的盤點步驟皆對,但是之後門市人員更動盤點之前的單據,造成盤點單的帳面數量是有問題的。透過數碼客服部確認,發現大明1030425盤點完後,門市小姐阿花去修改盤點日之前的單據,造成第一次盤點的帳面數量19是錯的,進而影響第二次盤點系統計算的前期數量19亦是錯誤的數據。

 

庫存月結--系統善意的提醒 (重新檢核庫存資料)

通常客戶遇到庫存不準的情況時,數碼動量建議客戶使用[庫存月結]功能,透過[庫存月結]重新計算產品的單據資料,抓出資料庫裡被隱藏有問題的盤點單,客戶可以透過此[庫存月結]確認之前的單據是否有異常的狀況,轉調整單後才能將庫存歸到定位。

 

進銷存關帳—永絕後患 (進銷存關帳的重要性)

大明對門市人員任意更改單據的狀況十分憂心,為了避免這樣的情況,大明除了可以在權限作控管,亦可以使用[進銷存關帳]功能:當每月盤點結束,或是財務作完帳款,庫存已全部歸到定位,客戶可以使用[進銷存關帳]功能,確保之前的單據都不會被更動過,也不會有人去影響之前的單據,那更會有雙重保障。

 

數碼動量提醒

數碼動量公司每月都會定期舉辦POS進銷存的課程,如果數碼動量的客戶群對POS進銷存系統有任何使用上的疑慮,都可以免費參加,或是跟客服部連絡下載每月老師的教材影音檔喔。