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報表工具

報表解決方案

一般電腦化的基礎應用:將作業流程中間或最終資料,將之制式化後存入電腦。以這樣的標準來說,稍微用心的企業用戶應該不難達到,如果不要過於堅持一定非得量身訂製,那將一般企業常見流程:報價、訂貨、生管…的資訊存入電腦,就絕非難事。一般來說,讓人覺得不順手是-好不容易將資料存入電腦,想要好好的再應用,再分析。但應用系統居然無法提供適用的報表,如果請軟體廠商提供,不僅曠日費時而且動輒幾萬塊。這種受制於人的感覺,試想每位業主一定內心不悅,而且也並非當初電腦化時想要的結果。

以軟體技術的觀點來說,一張報表的產生有兩個階段。1、是資料整理 2、是格式設定。其中資料整理又分,(A)標準SQL(與資料庫溝通一種程式語言)語法可萃取資料,時間花費不多。(B)非得動用工程師慢慢程式寫作,將資料從資料庫萃取出來,此種情況經常要花點時間。

坊間有些軟體公司會試著提供『報表格式設定』解決方案。希望某種程度解決客戶報表客製化的需求,在深入分析之前,會誤以為有了這個彈性之後,應該可以自行解決一些報表需求。筆者週遭一些朋友,在聽了業務天馬行空的吹噓之後,買了這種解決方案,皆深感懊悔,因為只能解決:欄位位置的調整,某些欄位順序的調整,某些欄位的顯示與否,或統計群組的重新設定。這樣的解決程度,根本漠視了客戶的真正需求!!!

數碼動量的神奇系列為徹底解決客戶多樣化的需求,不惜耗費巨大成本,比照國外提供整套報表工具。從頭到尾:資料整理->格式調整,一應俱全。

或許讀者會有所疑惑,既然數碼動量能提供,那別的軟體廠商理應也能提供。照常理也該是如此,但一般軟體廠商其研發組成分子往往是商業應用的背景,並非像數碼動量研發組成分子具有研發工具的背景。因此,一個報表工具要彈性所需內建程式語言(Scripting,國內幾乎較少從事的研究的題材),也是順手捻來。有了Scripting當作基礎,才能像Excel般一樣的製作各式各樣報表格式。

別的不說,神奇系列的所有報表均是利用報表工具完成,完全不是透過工程師一行一行程式將報表實作出來。像現金流量、部門損益表、資產負債表…,這些傳統上均需耗掉工程師不少寶貴時間的報表,再也不需要工程師製作。神奇系列的報表均由非程式背景的專業人士『設計』出來,由此觀之,使用者只要經過稍加訓練,便可自行解決各式各樣的報表需求。

那既然Scripting是如此重要,那一定會有人戮力研究,試想此種可能性是有的。但是別忘了,『資料整理』也是一項重要的課題,有些領域﹔像【商業智慧】、【商業決策】均以此為基礎往下發展。可見其技術難度。幸而數碼動量早期便投入相當心力在這領域,一步一步一點一滴累積心得,最終才能結合Scripting完成報表工具。

在談完神奇系列的報表解決方案與別家軟體公司的差別之後,相信使用者應該能夠聰明辨別,一個完整報表解決方案所需相關的技術環節。

再論報表工具

筆者經常在企業更換ERP系統時聽到更換的其中一理由是---沒有某某報表,所以管理上會有不方便的地方,這引起筆者的興趣,把這個問題進一步的向下分析,到底問題在哪裡?

 

報表的困難

第一個困難在於每一個企業皆有其管理上的特殊點,而系統若無預留的空欄位可供輸入其特殊點的資料,所以報表當然無法產出。

報表的第二個困難在於如何”準確篩選資料庫的資料到報表上,例如企業想得知 ”在某段時間內 所有 單張銷貨單總毛利大於5000元 的產品明細” 的統計報表,以便作促銷決策的參考,結果發現系統只有”在某段時間內” “全部銷貨單明細產品”的毛利分析表,沒有單張銷貨單總毛利大於5000元的篩選條件,更糟糕的是通常隨著時間及需求報表的人想法及企業外部環境的改變,可能這張報表的查詢條件要增加 ”銷貨單折扣率” “產品類別” “客戶類別”….等,只要企業認為對其商業行為有意義的查詢條件都對,試想一套管理系統有多少報表,每張報表都有N種組合方式的查詢條件,上述的例子整個銷貨單的所有欄位都可能是查詢條件。

報表的第三個困難在於報表的格式,它的排列及統計方式也是N種可能性,忘了一提還有套表的需求,例如報價單、訂單、銷貨單、支票套印、傳票、發票…等。

 

可能的解決方案

一套系統經常因查詢條件不足及報表格式無法彈性變化而慘遭滑鐵盧,通常解決方案不外乎下列三種方法:

企業內有會寫程式的工程師,直接自行花時間作報表---內部成本

花錢請軟體公司開發報表---外部成本,且有時後會修改時間無法配合企業需求。

克難一點,將報表轉到EXECL中再自行修改---一張簡單的報表可能幾十分鐘完成,難一點的報表幾個小時到數天都有可能,試想一套系統使用5年的話,重複N次轉出EXECL再修改,使用者在上面化了多少”無形成本”。

 

數碼動量報表解決方案

提供不懂程式的人也可以使用的報表工具,功能有些類似簡易的 EXECL 和 WORD 軟體

不定期開報表製作教育訓練課程,另外也提供報表工具教學光碟。

每個資料輸入畫面皆提供預留欄位給企業使用。

每個輸入畫面上的所有欄位皆可成為該畫面內含報表的查詢條件。

企業使用者可無限新增統計報表及套表並掛在系統上隨時使用及修改。

另外提供客戶付費的修改服務。